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<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
(1) Neuen Gruppentyp anlegen <\/h2>\n\n\n\n
Zun\u00e4chst legt man dazu einen eigenen Gruppentyp fest. <\/p>\n\n\n\n
In den Stammdaten im Modul Personen & Gruppen<\/strong> klickt man auf Gruppentyp<\/em>. Unter der Liste der bereits angelegten Gruppentypen kann man \u00fcber das blaue Plus einen neuen Gruppentypen „Schl\u00fcsselverwaltung“ anlegen. <\/p>\n\n\n\n Anschlie\u00dfend definiert man unter Gruppentyp-Rolle<\/em> die beiden Rollen „Leiter“ und „Entleiher“. Dabei wird der Leiter in der Liste mit einem gr\u00fcnen Haken als Leiter markiert, damit dieser sp\u00e4ter die Verwaltung der Schl\u00fcssel \u00fcbernehmen kann. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Nun werden die Gruppen angelegt. Hierbei ist es sinnvoll, das vorhandene Schlie\u00dfsystem als Gruppen abzubilden. Somit kann auch schnell gesehen werden, wer zu welchem Bereich Zugang hat.<\/p>\n\n\n\n In diesem Beispiel werden die Gruppen „B\u00fcroschl\u00fcssel“, „Gemeindesaal-Schl\u00fcssel“ und „Transponder“ angelegt. Gr\u00f6\u00dfere Schlie\u00dfsysteme k\u00f6nnen auch durch Untergruppen abgebildet werden. Werden mehrere Standorte verwendet, k\u00f6nnen die Schl\u00fcsselgruppen entweder einem Standort zugeordnet werden oder sie werden f\u00fcr alle Standorte verwendet. Jede Gruppe wird mit dem Gruppentyp „Schl\u00fcsselverwaltung“ angelegt, greift damit auf die hinterlegten Rollen zu und k\u00f6nnen \u00fcber den Filter auf der linken Seite \u00fcbersichtlich dargestellt werden. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n In den Einstellungen auf der rechten Seite der Gruppen\u00fcbersicht, kann man festlegen, ob die Gruppe \u00f6ffentlich oder versteckt angezeigt werden soll. Je nach Wahl, k\u00f6nnen die Nutzer sehen, welche Schl\u00fcssel sie wann entliehen haben.<\/p>\n\n\n\n Unter „Automatische E-Mails verwalten“, kann man hinterlegen, dass jedem Entleiher automatisch eine E-Mail zugesendet wird. Die Nachricht k\u00f6nnte beispielsweise lauten: „Hallo [Vorname], heute haben wir Dir einen Schl\u00fcssel ausgeh\u00e4ndigt. Sollte dir der Schl\u00fcssel abhanden kommen, melde dich bitte umgehend im Gemeindeb\u00fcro. Viele Gr\u00fc\u00dfe“ <\/p>\n\n\n\n <\/span><\/span><\/p>\n\n\n\n In den Gruppen legt man anschlie\u00dfend die einzelnen Schl\u00fcssel als Gruppenfelder an. Das geht \u00fcber das kleine wei\u00dfe Plus in der Gruppen\u00fcbersicht. Die Gruppenfelder sind nur f\u00fcr diese Gruppe g\u00fcltig.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Es \u00f6ffnet sich ein Fenster zum Hinzuf\u00fcgen von neuen Gruppenfeldern. Im Titel wird die Schl\u00fcsselbezeichnung eingegeben, das Feld als Ja-Nein-Feld definiert und \u00fcber die Sortierung die Reihenfolge in der \u00dcbersicht festgelegt. Mit dem Klick auf Speichern wird dieser Schl\u00fcssel angelegt. Dieser Schritt wird so oft wiederholt, bis alle Schl\u00fcssel angelegt wurden.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Die Person, die f\u00fcr die Schl\u00fcsselausgabe verantwortlich ist, wird in der passenden Schl\u00fcsselgruppe als Leiter eingetragen.<\/p>\n\n\n\n M\u00f6chte nun eine Person einen Schl\u00fcssel entleihen, f\u00fcgt der Leiter diese Person als Entleiher zur Gruppe hinzu. Dabei speichert er, welcher Schl\u00fcssel geliehen wurde und im Bemerkungsfeld eventuell gemachte Absprachen.<\/p>\n\n\n\n In der Regel gibt es bereits eine Datei, in der bisher die Schl\u00fcssel verwaltet wurden. Wenn diese Ausleihen nachgetragen werden, kann das Datum der eigentlichen Ausleihe in das Datumsfeld: „Dabei seit“ eingetragen werden.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Damit der Leiter Personen anlegen und das Bemerkungsfeld sehen kann, ben\u00f6tigt er das gruppeninterne Recht „Gruppenmitgliedsfelder bearbeiten“.<\/span>\u00a0<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n(2) Gruppentyp-Rollen definieren <\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n(3) Anlegen der Schl\u00fcssel-Gruppen<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n (4) Anlegen der Schl\u00fcssel<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n(5) Schl\u00fcssel ausleihen<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\nBerechtigungen<\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n