--- title: Strukturen vorbereiten description: Deine Gemeinde bringt eigene Vorstellungen und bereits etablierte Strukturen mit. Sie hat eigene Anforderungen an die Tools, die wir euch bereitstellen. Bevor du weitere Personen in ChurchTools einträgst, solltest du diese Strukturen durchdenken und sie in eurem ChurchTools abbilden. ChurchTools… url: "https://staging.churchtools.academy/de/help/verwaltung/erste-schritte/5-strukturen-vorbereiten/" updated: "2026-07-15" category: Grundlagen / Erste Schritte tags: - Inhalt veraltet --- # Strukturen vorbereiten Deine Gemeinde bringt eigene Vorstellungen und bereits etablierte Strukturen mit. Sie hat eigene Anforderungen an die Tools, die wir euch bereitstellen. Bevor du weitere Personen in ChurchTools einträgst, solltest du diese Strukturen durchdenken und sie in eurem ChurchTools abbilden. ChurchTools ist bereits mit einer grundlegenden Struktur ausgestattet, die in den allgemeinen *System-Einstellungen* und in den Modulen in ChurchTools in den *Stammdaten* hinterlegt ist. Auf Basis dieser Struktur arbeitet euer ChurchTools. Einmal angelegt, wirst du die System-Einstellungen bzw. Stammdaten nicht häufig verändern und sie werden in der Regel im laufenden Betrieb nur von *Admins* verwaltet. Du kannst diese Struktur weitgehend nach eigenem Ermessen verwenden, bearbeiten oder erweitern, um ChurchTools auf deine Gemeinde zuzuschneiden. **Tipp** Arbeite dabei mit den Begrifflichkeiten, die deine Gemeinde bereits kennt. Dies steigert die Akzeptanz und die Menschen finden sich schneller in der Software zurecht. In diesem Tutorial führen wir dich durch die wichtigsten Einstellungen, die du an diesem Punkt vornehmen solltest. ## System-Einstellungen ### Standorte Ein Standort in ChurchTools ist eine Art **virtueller Verwaltungsraum**, in dem alle darin gesammelten Daten gekennzeichnet und damit filterbar gemacht werden. Für deine Gemeinde wurde beim Erstellen eures ChurchTools automatisch der Standort *Zentrale* angelegt, den du natürlich für deine Gemeinde anpassen und für den du eure *Gemeindeinfos* hinterlegen kannst. Deine Gemeinde hat einen oder mehrere weitere Standorte, beispielsweise eine Tochtergemeinde oder ein Missionswerk? Wenn ja, dann könnt ihr diese "Außenstellen", mit den dort engagierten Personen und allen weiteren Daten in eurem ChurchTools mit verwalten. Dazu kannst du in den *System-Einstellungen* deines ChurchTools weitere Standorte hinzufügen. Wie das geht, erfährst du in unserer [Anleitung zum Anlegen neuer Standorte](https://staging.churchtools.academy/de/help/system-einstellungen/allgemein-system-einstellungen/wie-erstelle-und-bearbeite-ich-einen-standort/). Jede Person deiner Gemeinde wird später genau einem Standort zugeordnet. ## Stammdaten im Personenmodul In den *Stammdaten* des Kernmoduls *Personen*werden die Daten hinterlegt, die zur weiteren Verarbeitung der Personendaten wichtig sind. Einige sinnvolle Stammdaten sind bereits angelegt, die dir als Beispiele und Vorlagen dienen können. Die wichtigsten zeigen wir dir jetzt. ### Bereich Ein Bereich ist eine Unterteilung eines Standortes, der eine **eigene Leitungsstruktur und Personenliste** hat. Diese Unterteilung ist sinnvoll, wenn es in deiner Gemeinde z. B. eine Aufteilung von Gemeinde- und Jugendarbeit gibt, die jeweils eine eigene Leiterstruktur und Personenliste haben. Ist das bei euch der Fall, kannst du in den Stammdaten den standardmäßigen Bereich Gemeindeliste um einen oder mehrere Bereiche ergänzen. Gibt es in deiner Gemeinde eigenständige Bereiche mit eigener Leitungsstruktur und Personenliste? Wenn ja, kannst du in unserer Anleitung zum [Anlegen neuer Bereiche](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/grundlagen-personen/0-wie-erstelle-und-bearbeite-ich-einen-bereich/) nachlesen, wie du das machst. **Tipp** Erst wenn ein Bereich wirklich ein eigenes Leitungsteam und eine eigene Personenliste hat, lohnt es sich, einen weiteren Bereich anzulegen. ### Personenstatus Die Personenstatus beschreiben die **Beziehungen der Menschen zu deiner Gemeinde**. Jede Person hat immer genau einen Status in ChurchTools: Mitglied, Freund, Interessent.... Darüber werden später die ersten Berechtigungen für das System vergeben. Hier sind Fragen, die du dir dazu stellen solltest: - Welche Personenstatus gibt es bei euch für die Menschen in deiner Gemeinde? - Musst du neue Personenstatus anlegen? Solltest du bestehende umbenennen, da sie bei euch anders bezeichnet werden? In unserer Anleitung erfährst du, wie du die [Personenstatus anpassen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/grundlagen-personen/0-wie-erstelle-und-bearbeite-ich-einen-status/) kannst. ## Einstellungen im Gruppenmodul In den *Einstellungen* des Kernmoduls *Gruppen* werden die Daten hinterlegt, die zur weiteren Verarbeitung der Gruppendaten wichtig sind. U. a. werden hier beispielsweise Gruppentypen angelegt, denen du später Gruppen zuordnen kannst, um sie zu strukturieren. Einige gängige Gruppentypen und weitere sinnvolle Einstellungen sind bereits angelegt, die dir als Beispiele und Vorlagen dienen können. Die wichtigsten zeigen wir dir jetzt. ### Gruppentypen Jede Gruppe wird genau einem Gruppentyp zugeordnet. Die Typen sind die **erste Kategorisierung von Gruppen** und ermöglichen es dir, einen besseren Überblick über eure Gruppen zu bekommen. Auch die Rechtevergabe wird dir damit erleichtert. Häufige Gruppentypen in Gemeinden sind *Kleingruppen* (Hauskreise, Smallgroups, etc.) und *Dienstgruppen*. Aber auch *Veranstaltungen* sind ein beliebter Gruppentyp, um z. B. Gottesdienste, Konzerte oder Gemeindefreizeiten abzubilden. **Tipp** Wähle die Gruppentypen nicht zu spezifisch, da sonst schnell die Übersichtlichkeit darunter leidet und der Verwaltungsaufwand steigt. Sollte sich auf Anhieb nicht die Notwendigkeit für einen Gruppentyp zeigen, dann ist es erstmal besser, ihn nicht anzulegen. Neue Gruppentypen kannst du später immer noch hinzufügen, wenn sie nötig sind. Hier geben wir dir einige Ideen, welche Gruppentypen es noch geben könnte und wofür sie verwendet werden können. - *Kleingruppen*: Hauskreise, Smallgroups, Alpha-Kurse - *Dienstgruppen*: Alle Bereiche, die einen (sonntäglichen) Dienst betreffen, vor allem für die Diensteinteilung im Events-Modul. - *Veranstaltungen*: Gemeindefreizeiten, Aktionstage, Missionsveranstaltungen, (Freizeiten) - *Freizeiten*: Sollten viele Freizeiten organisiert werden, wäre dafür ein eigener Gruppentyp denkbar. - *Schlüssel*: Auflistung der Gemeindehäuser/-wohnungen für den Überblick, wer einen Schlüssel zum Objekt hat. - *Newsletter*: Verschiedene Newsletter, zu denen sich eine Person anmelden kann. In unserem Artikeln zur [Verwaltung der Gruppentypen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen-einstellungen-fuer-das-gruppenmodul/wie-verwalte-ich-gruppentypen/) erfährst du, wie du die voreingestellten Gruppentypen anpassen kannst und neue erstellst. ### Leitungs- und Teilnahmerollen Die *Leitungs- und Teilnahmerollen* beschreiben die Aufgaben oder Funktionen, die ein Gruppenmitglied hat. Jeder Gruppentyp hat eigene Rollen. Manche sind bereits voreingestellt. So gibt es z. B. bei *Dienstgruppen* Leiter und Mitarbeiter und bei *Newsletter* Empfänger als vordefinierte Rollen. Folgende Fragen helfen dir beim Einrichten der Rollen: - Welche Rollen (Aufgaben, Funktionen) gibt es in diesem Gruppentyp? - Welche sind Leiter- bzw. Teilnahmerollen? (Eine Gruppe mit Anmeldefunktion braucht mindestens einen Leiter. Andernfalls bleibt die Anmeldung geschlossen.) - Welche der Teilnahmerollen soll als Standard definiert sein? (Diese Rolle bekommen neue Gruppenmitglieder standardmäßig, wenn du keine andere Rolle einstellst. Es muss mindestens eine Rolle pro Gruppentyp als Standard definiert sein.)   **Hinweis** Alle Stammdaten kannst du auch später noch bearbeiten. D. h. die Strukturen in ChurchTools können mit deiner Gemeinde wachsen. Eine strukturelle Umstellung zu einem späteren Zeitpunkt ist dadurch zwar möglich, allerdings aufwendig. Daher lohnt es sich, am Anfang die Zeit zu investieren, diese Strukturen gut zu durchdenken und in ChurchTools anzulegen. In unserer Anleitung zum [Bearbeiten der Rollen](https://staging.churchtools.academy/help/churchtools-module/grundlagen-gruppen/37-wie-passe-ich-die-rollen-eines-gruppentyps-an/) erfährst du, wie das geht. ## Nächster Schritt Mit dieser vorbereiteten Struktur kannst du nun mit der eigentlichen Datenpflege beginnen: Personen importieren, Gruppen anlegen und euer Gemeinde-Organigramm abbilden.