--- title: Routinen verstehen description: Routinen sind automatisierte Gruppenmitgliederabläufe, die dir dabei helfen, Gruppenmitglieder je nach Rolle und Status automatisch Schritt für Schritt zu begleiten, zu informieren und ihre Mitgliedschaften zu verwalten. Damit bildest du Abläufe oder Prozesse, wie die Integration neuer Personen, das Aktualisieren… url: "https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/routinen-verstehen/" updated: "2026-09-15" category: Gruppen / Meine Gruppe / Routinen --- # Routinen verstehen Routinen sind automatisierte Gruppenmitgliederabläufe, die dir dabei helfen, Gruppenmitglieder je nach Rolle und Status automatisch Schritt für Schritt zu begleiten, zu informieren und ihre Mitgliedschaften zu verwalten. Damit bildest du Abläufe oder Prozesse, wie die Integration neuer Personen, das Aktualisieren von Führungszeugnissen oder die Organisation von Freizeitanmeldungen, einfach und zuverlässig ab. ChurchTools führt sie automatisch für dich aus, wenn ein Gruppenmitglied eine bestimmte Rolle und einen bestimmten Status erhält. Für einen schnellen Einstieg findest du in den Gruppeneinstellungen für die Routinen mehrere Routinenvorlagen, mit denen du starten kannst. In unserem [Beispiel: Vorlage der Führungszeugnisse organisieren](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/beispiel-vorlage-der-fuehrungszeugnisse-organisieren/) zeigen wir dir, wie du sie nutzen kannst. **Hinweis** Für das Einstellen der Routinen brauchst du Überblick und einen angemessen großen Bildschirm. Daher findest du die Einstellungen dafür nur im Web und nicht in der App. [https://player.mediadelivery.net/embed/752823/0c4659d0-60f7-472b-958f-c71f778d97bd?autoplay=false&loop=false&muted=false&preload=false&responsive=true](https://player.mediadelivery.net/embed/752823/0c4659d0-60f7-472b-958f-c71f778d97bd?autoplay=false&loop=false&muted=false&preload=false&responsive=true) ## Wie funktionieren Routinen? Mit Routinen beeinflusst du abhängig von Rolle und Status eines Gruppenmitglieds vielfältige andere Elemente in ChurchTools – sowohl auf Gruppen- als auch auf Systemebene. Dafür stehen dir zahlreiche **Aktionen** zur Verfügung, die in frei wählbarer Reihenfolge, mit individuell anpassbaren *Verzögerungen* oder in *Schleifen* ausgeführt werden können: - Mitglied deiner eigenen Gruppe mit bestimmter Status-Rollen-Kombination einer anderen Gruppe hinzufügen - Gruppenmitgliedsstatus der Person in der eigenen Gruppe bleibt unverändert, aber ihre Rolle oder Gruppenmitgliedsfelder können geändert werden. - Gruppenmitgliedsstatus in der eigenen Gruppe anpassen - Gruppenmitgliedschaft beenden - E-Mail senden - Aufgaben für Follow-up-Verantwortliche auslösen - Auf Systemebene Personen einladen oder archivieren Eine Ausnahme bilden die **abschließenden Aktionen** wie die Änderung des Gruppenmitgliedsstatus oder der Gruppenrolle, das Beenden der Gruppenmitgliedschaft oder das Archivieren von Personen. Diese Aktionen können immer nur am Ende einer Routine stehen und du kannst davon auch immer nur eine auswählen. Tritt im Ablauf einer Routine ein **Fehler** auf, werden die Personen, die berechtigt sind, Routinen zu bearbeiten, innerhalb eines Tages per E-Mail darauf hingewiesen. So ist sichergestellt, dass es schnell auffällt, wenn eine Routine nicht reibungslos funktioniert. ### Anwendungsbeispiele Du kannst beispielsweise ein neues Gruppenmitglied mit einer **automatischen E-Mail** begrüßen, die viele Informationen zur Gruppe enthält und den Kontakt zu einem Ansprechpartner herstellt. Gleichzeitig kannst du ein **Follow-up** für einen Verantwortlichen planen, der die Aufgabe übernimmt, das neue Gruppenmitglied in die Gruppe zu integrieren. Oder du kannst dafür sorgen, dass ein Gruppenmitglied, das eine Leitungsfunktion übernimmt, automatisch **in eine übergeordnete Gruppe seines Bezirks hinzugefügt** wird, in der dann wiederum ein Coach über den neuen Leiter informiert wird. Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich sollten im Sinne des Kinder- und Jugendschutzes ein aktuelles Führungszeugnis vorlegen, das alle fünf Jahre aktualisiert werden sollte. Das kannst du lösen, indem du neue Leiter oder Mitarbeiter solcher Gruppen über automatische Gruppenmitgliedschaften in eine Gruppe "Führungszeugnis erforderlich" hinzufügst. In dieser Gruppe erreichst du dann über Routinen die **erstmalige Vorlage eines Führungszeugnisses und dann das automatische Nachfassen vor Ablauf der Gültigkeit**, sodass rechtzeitig ein neues Führungszeugnis beantragt und vorgelegt werden kann. Wie das genau geht, zeigen wir dir im [Beispiel: Vorlage der Führungszeugnisse organisieren](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/beispiel-vorlage-der-fuehrungszeugnisse-organisieren/). **Hinweis** Deaktivierte Rollen werden nicht in Routinen angezeigt. ## Ein Gruppenmitglied, eine Routine Für jede Kombination aus Rolle und Status in deiner Gruppe ist nur eine Routine möglich. Da Gruppenmitglieder immer genau einen Status und eine Rolle haben, bedeutet das, dass für jedes Gruppenmitglied immer genau eine Routine greifen kann. Doppelungen und Überschneidungen sind nicht möglich. In der Routine siehst du übersichtlich, in welchem Schritt der Routine sich die Gruppenmitglieder aktuell befinden. Mit einem Klick auf die Avatare der Gruppenmitglieder in einem Routinenschritt wird dir eine Liste aller Gruppenmitglieder angezeigt, die sich in diesem Schritt befinden. Außerdem findest du hier ebenfalls die Links zu deren Personeneinträgen. Das kann hilfreich sein, wenn beispielsweise eine E-Mail-Adresse fehlt, die du für die Person eintragen möchtest. Handelt es sich dabei um einen Warteschritt, kannst du für die Personen das Enddatum der Wartezeit manuell anpassen oder überspringen. [![Screenshot Gruppenmitglieder in einem Routinenschritt](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2026/02/CleanShot-2026-03-12-at-13.37.11.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2026/02/CleanShot-2026-03-12-at-13.37.11.png) ## Wer kann Routinen nutzen? Personen mit der gruppeninternen Berechtigung *Routinen verwalten* können in den Gruppeneinstellungen ihrer Gruppe Routinen erstellen und bearbeiten. Nutzer, an die eine der folgenden globalen Berechtigungen vergeben ist, können ebenfalls Routinen nutzen: - *Gruppe bearbeiten (edit group)* - *Gruppe eines Gruppentyps bearbeiten - außer versteckte (edit groups of grouptype`)`* - *Gruppenmitgliedschaften einer Gruppe bearbeiten (edit groupmemberships of group)* - *Gruppenmitgliedschaften von Gruppen eines Gruppentyps bearbeiten (edit group memberships of grouptype)* - *Gruppen verwalten - d. h. erstellen, bearbeiten, löschen und mehr (administer groups)* Dabei können sie für die Routinen nur die Aktionen auswählen, für die sie berechtigt sind. **Hinweis** Arbeitest du gleichzeitig mit jemand anderem an derselben Routine, wirst du darauf hingewiesen und gefragt, welcher Stand übernommen werden soll. ## Artikel zum Weiterlesen - [Wie unterscheiden sich Routinen von bisherigen Automatisierungsfunktionen?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/wie-unterscheiden-sich-routinen-von-bisherigen-automatisierungsfunktionen/) - [https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/wie-nutze-ich-routinenvorlagen/](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/wie-nutze-ich-routinenvorlagen/)[Welche Routinenvorlagen gibt es?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/welche-routinenvorlagen-gibt-es/) - [Beispiel: Vorlage der Führungszeugnisse organisieren](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/beispiel-vorlage-der-fuehrungszeugnisse-organisieren/) - [Wie vergebe ich eine gruppeninterne Berechtigung?](https://staging.churchtools.academy/de/help/rechteverwaltung/berechtigungen-vergeben/wie-vergebe-ich-eine-gruppeninterne-berechtigung/)