--- title: "Beispiel: Vorlage der Führungszeugnisse organisieren" description: "Leiter und Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich sollten im Sinne des Kinder- und Jugendschutzes ein aktuelles Führungszeugnis haben. Die Zeugnisse sind nur fünf Jahre gültig, müssen dann also aktualisiert werden. Das Zeugnis sollte einem dafür Verantwortlichen vorgelegt und die Vorlage…" url: "https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/beispiel-vorlage-der-fuehrungszeugnisse-organisieren/" updated: "2026-06-11" category: Gruppen / Meine Gruppe / Routinen --- # Beispiel: Vorlage der Führungszeugnisse organisieren Leiter und Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich sollten im Sinne des Kinder- und Jugendschutzes ein aktuelles Führungszeugnis haben. Die Zeugnisse sind nur fünf Jahre gültig, müssen dann also aktualisiert werden. Das Zeugnis sollte einem dafür Verantwortlichen vorgelegt und die Vorlage dokumentiert werden. ChurchTools unterstützt euch in diesem Prozess, indem Leiter und Mitarbeiter automatisiert zur Vorlage ihres Führungszeugnisses aufgefordert und sie rechtzeitig daran erinnert werden, dass eine Aktualisierung nötig ist. In diesem Tutorial lernst du, wie du Leiter oder Mitarbeiter solcher Gruppen über [Automatische Mitgliedschaften](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/automatische-mitgliedschaft/) in eine Gruppe "Führungszeugnisse" hinzufügen lässt. In dieser Gruppe erreichst du dann über [Routinen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/routinen-verstehen/) die **Vorlage eines Führungszeugnisses und das automatische Nachfragen vor Ablauf der Gültigkeit**. So unterstützt du Leiter und Mitarbeiter dabei, rechtzeitig ein neues Führungszeugnis zu beantragen und dem Verantwortlichen vorzulegen. Wie das genau geht, erklären wir dir in diesem Artikel. **Hinweis** Wahrscheinlich liegen dir bereits Führungszeugnisse vor, deren Neuvorlage du ebenfalls mit der Routine organisieren möchtest. Wie du das umsetzen kannst, zeigen wir dir weiter unten in *Schritt 4*. Wichtig dabei ist: Alle Personen, die über die Automatische Mitgliedschaft in die Gruppe aufgenommen werden, bekommen durch den Schritt *E-Mail senden*in der ersten Routine eine E-Mail mit der Bitte um Vorlage des Führungszeugnisses. Personen, deren Zeugnis bereits vorliegt, können diese E-Mail natürlich vorerst ignorieren. Am besten informierst du daher alle Mitarbeiter in den Kinder- und Jugendgruppen bereits im Vorfeld über die kommenden E-Mails. ## Voraussetzungen Wir zeigen dir hier das Vorgehen anhand einzelner Gruppen, für die du die Führungszeugnisse im Blick behalten möchtest. Das Einzige, das du daher brauchst, um das nachzubauen, sind eure Kinder- und Jugendgruppen mit Leitern und Mitarbeitern in eurem ChurchTools. Du kannst hier also auch starten, wenn du eure Gruppenstrukturen noch nicht vollständig in ChurchTools angelegt hast. **Tipp** Die Auswahl einzelner Gruppen im *Personenfilter* bringt es mit sich, dass du zukünftig neue Gruppen manuell ergänzen musst, um den Personenfilter aktuell zu halten. Unsere Empfehlung wäre, dass du in Zukunft mit *Ober*- und *Untergruppen* in einer *Gruppenhierarchie* arbeitest und deinen *Personenfilter* dann entsprechend anpasst. Du kannst auch die *Altersgruppen* der Gruppen nutzen, um Gruppen einzubeziehen, in denen zwar Kinder und Jugendliche teilnehmen, die aber nicht nur für diesen Personenkreis gedacht sind. Auf diese Weise wird der Personenkreis automatisch aktuell gehalten, wenn neue Gruppen dazukommen. ## 1. Gruppe erstellen und anpassen Zuerst rufst du in deinem ChurchTools das *Gruppenmodul* (1) auf, erstellst eine neue Gruppe (2), benennst sie "Führungszeugnisse" (3) und wählst den *Gruppentyp* "Merkmal" (4) aus. [![Screenshot Gruppe Führungszeugnisse erstellen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.02.15.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.02.15.png) Ist die Gruppe erstellt, suchst du den oder die Verantwortlichen für das Nachhalten der Führungszeugnisse über das *Plus*-Symbol unter *Leiter* (5) heraus und fügst ihn oder sie der Gruppe hinzu. [![Screenshot Leiter zu neuer Gruppe hinzufügen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.03.34.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.03.34.png) Wenn du genauer nachlesen möchtest, wie das geht, lies den Artikel [Wie erstelle ich eine Gruppe?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen-meine-gruppe/wie-erstelle-ich-eine-neue-gruppe/) ## 2. Routine für Führungszeugnisse erstellen, testen und aktivieren In der Gruppe öffnest du links unten im Menü die *Einstellungen* (1) für *Routinen* (2) und klickst unter *Vorlage anwenden* (3) auf die *Rolle* "Teilnehmer" (4). [![Screenshot Routinenvorlage für Rolle Teilnehmer anwenden](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.08.21.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.08.21.png) Wähle nun die *Vorlage* "Führungszeugnis" (5) aus und klicke auf *Anwenden* (6). [![Screenshot Vorlage Führungszeugnisse anwenden](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.11.22.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.11.22.png) Hast du die Vorlage angewendet, passt du die Begriffe und Texte der Vorlage für alle *Gruppenmitgliedsstatus* "Angefragt" (8), "Aktiv" (9) und "Zu löschen" (10) für euch an. Abschließend *aktivierst* (11) du die Routinen für jeden einzelnen Gruppenmitgliedsstatus. [![Screenshot Routinen anpassen und aktivieren](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.18.11.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.18.11.png) Wie du hier Schritt für Schritt vorgehst, erklären wir dir im Artikel [Wie erstelle/bearbeite ich eine Routine?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/wie-erstelle-bearbeite-ich-eine-routine/) noch etwas genauer. ## 3. Automatische Mitgliedschaft einstellen und aktivieren Hast du die Routinen für die Teilnahmerolle fertig erstellt und aktiviert, wechselst du in den *Gruppeneinstellungen* (1) zu den *Automatischen Mitgliedschaften* (2). ### Personenfilter einstellen Im Abschnitt **Personenfilter** (3) wird dir zunächst ein *Filter* angezeigt, der alle **archivierten und verstorbenen Personen** herausfiltert (4). Lass diesen Filter einfach unberührt und klicke auf das untere *Plus*(5). [![Screenshot Automatische Mitgliedschaft; Weiteren Filter zu Personenfilter hinzufügen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.22.02.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.22.02.png) Mit einem Klick auf *Mitgliedschaft in einer Gruppe* (6) erstellst du einen neuen Filter. [![Screenshot Automatische Mitgliedschaft; Gruppenmitgliedschaftsfilter hinzufügen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.26.41.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.26.41.png) #### Mitgliedschaft in einer Gruppe Filtere darin zunächst über das Stift-Symbol nur die *aktiven* Gruppen (1) heraus. Rufe über das *Plus darunter* (2) einen weiteren *Gruppenfilter* (3) auf. [![Screenshot Automatische Mitgliedschaft; Gruppen für Gruppenmitgliedschaftsfilter auswählen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.34.32.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.34.32.png) Wähle darin über alle *Gruppen* aus, die in deiner Kirchengemeinde mit Kindern und Jugendlichen zu tun haben (4). Klicke anschließend auf das *Plus* (5) unter *Definiere Filter..*. und wähle *Gruppenmitgliedschaft* (6) aus. [![Screenshot Automatische Mitgliedschaft; Weiteren Gruppenmitgliedschaftsfilter hinzufügen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.36.46.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.36.46.png) Wähle hier die *Rollen* "Leiter" und "Mitarbeiter" (7) aus. [![Screenshot Automatische Mitgliedschaft; Gruppenmitgliedschaftsfilter einstellen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.43.12.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-26-at-15.43.12.png) ### Aktionen einstellen Wechsle zum Abschnitt **Aktionen** direkt darunter. Unter *Personen im Filterergebnis* (1) stellst du ein, dass sie mit dem Gruppenmitgliedsstatus *Angefragt* und der *Rolle* "Teilnehmer" (2) in die Gruppe "Führungszeugnisse" hinzugefügt werden. **Wichtig** Achte darauf, dass du hier die Rolle "Teilnehmer" verwendest, für die du die Routine "Führungszeugnisse" aktiviert hast (siehe Punkt 2). Es kommt natürlich vor, dass Leiter oder Mitarbeiter ihre Aufgabe abgeben. Für diesen Fall stellst du für die **Personen, die nicht mehr im Filterergebnis sind** (3), ein - dass deren *Anfragen gelöscht*(4) und - als *Aktiv* bzw. *Zu löschen* markierte Personen automatisch *aus der Gruppe entfernt* (5 und 6) werden. [![Screenshot Eingestellte Aktionen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-20-at-11.15.35.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2025/12/CleanShot-2026-01-20-at-11.15.35.png) ### Automatische Mitgliedschaft aktivieren Sind der Personenfilter und die Aktionen korrekt eingestellt, klicke oben auf der Seite auf *Einmalig ausführen* (1), um alle Personen, die bereits über den Filter gefunden werden, in den Prozess aufzunehmen. Aktiviere abschließend die *automatische Ausführung* (2). So stellst du sicher, dass deine Gruppe auch bei zukünftigen Änderungen aktuell bleibt. [![Screenshot Automatische Mitgliedschaft; Automatische Ausführung](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2026/03/Kleingruppe-Adendorf-·-Gruppen-·-CTC-2026-03-16-at-18.00.28-1024x323.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2026/03/Kleingruppe-Adendorf-·-Gruppen-·-CTC-2026-03-16-at-18.00.28.png) Nachdem du deine Gruppe erstellt und die Routinen und die automatische Mitgliedschaft dafür eingestellt hast, sind deine Aufgaben als Verantwortlicher nur noch, fällige Follow-ups durchzuführen und Gespräche zu führen, wo nötig. Die Organisation und das Einhalten von Terminen macht dir ChurchTools so leicht wie möglich. ## 4. Optional: Personen mit bereits vorliegendem Führungszeugnis bearbeiten Du kannst diese Routine auch für Personen nutzen, die ihr Führungszeugnis bereits vorgelegt haben. Dazu änderst du in diesem letzten Schritt den **Gruppenmitgliedsstatus** der betreffenden Personen auf *Aktiv* und passt für sie die **Wartezeit** bis zum nächsten Routinenschritt auf das Ablaufdatum des Zeugnisses an. Beachte dabei folgenden Hinweis: **Hinweis** Wie bereits in der Einleitung beschrieben, haben alle Personen, die über die Automatische Mitgliedschaft in die Gruppe aufgenommen wurden, durch den Schritt *E-Mail senden*in der ersten Routine eine E-Mail mit der Bitte um Vorlage des Führungszeugnisses bekommen. Personen, deren Zeugnis bereits vorliegt, können diese E-Mail natürlich ignorieren. Am besten informierst du daher die betreffenden Leiter und Mitarbeiter darüber. Um für die Personen, die bereits ein Führungszeugnis vorgelegt haben, den Gruppenmitgliedsstatus und die Wartezeit bis zur nächsten Erinnerung individuell anzupassen, gehst du folgendermaßen vor: 1. Suche dir in der Mitgliederliste der Gruppe die Personen heraus, für die bereits ein Führungszeugnis vorliegt, und setze ihren Gruppenmitgliedsstatus auf *Aktiv*. 2. Stelle für jede dieser Personen im Routinenschritt *Verzögerung* für die Rolle *Aktiv* die individuelle Wartezeit manuell auf einen passenden Zeitraum. Klicke dazu einfach auf die Zeitangabe im Verzögerungsschritt. Über die sich öffnende Liste kannst du die individuellen Anpassungen vornehmen (s. a. [Was sind Verzögerungen und Schleifen in Routinen?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/was-sind-verzoegerungen-und-schleifen-in-routinen/)). Wir empfehlen ein Datum 3 Monate vor Ablauf des zuletzt vorgelegten Führungszeugnisses. [![Screenshot Verzögerungsschritt für die Rolle Aktiv](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2026/03/Edit-Docs-„Beispiel-Vorlage-d…hurchTools-Academy-–-WordPress-2026-03-16-at-18.44.00.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2026/03/Edit-Docs-„Beispiel-Vorlage-d…hurchTools-Academy-–-WordPress-2026-03-16-at-18.44.00.png) Mit diesen zusätzlichen Schritten hast du nun eine funktionierende Routine, die dir einen vollständigen und aktuellen Überblick über die vorgelegten Führungszeugnisse eurer Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich bietet. ## Sammlung von weiterführenden Links Genaueres über Gruppen und ihre Hierarchie erfährst du in unserem [Überblick zum Gruppenmodul](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen/ueberblick-gruppen/) und im Artikel [Was ist die Hierarchie?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen-gruppen-organisieren/was-ist-die-hierarchie/) Natürlich haben wir in unserer Academy auch genau erklärt, was Routinen sind und wie du sie einsetzen kannst. Ein guter Startpunkt ist der Artikel [Routinen verstehen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/routinen-verstehen/). Automatische Mitgliedschaften kannst du überall dort nutzen, wo du Menschen in Gruppen zusammenbringen möchtest. In unserer Kategorie [Automatische Mitgliedschaften](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/automatische-mitgliedschaft/) findest du alles Wissenswerte zum Thema. ## Artikel zum Weiterlesen - [Was sind Verzögerungen und Schleifen in Routinen?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/was-sind-verzoegerungen-und-schleifen-in-routinen/) - [Wie erstelle/bearbeite ich eine Routine?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/wie-erstelle-bearbeite-ich-eine-routine/) - [Automatische Mitgliedschaften verstehen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/automatische-mitgliedschaft/automatische-mitgliedschaft-verstehen/)