--- title: Wie organisiere ich eine Freizeitanmeldung? description: Gemeindefreizeiten sind eine tolle Sache. Es kann aber sehr aufwendig sein, die Anmeldung dafür zu organisieren, alle wichtigen Informationen zu speichern und an einem sinnvollen Ort zusammenzubringen. Mit ChurchTools kannst du diesen Prozess sowohl für dich als Organisator als auch… url: "https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen-meine-gruppe/37-wie-organisiere-ich-eine-freizeitanmeldung/" updated: "2026-06-11" category: Gruppen / Meine Gruppe --- # Wie organisiere ich eine Freizeitanmeldung? Gemeindefreizeiten sind eine tolle Sache. Es kann aber sehr aufwendig sein, die Anmeldung dafür zu organisieren, alle wichtigen Informationen zu speichern und an einem sinnvollen Ort zusammenzubringen. Mit ChurchTools kannst du diesen Prozess sowohl für dich als Organisator als auch für alle Menschen in deiner Gemeinde, die sich zur Freizeit anmelden möchten, deutlich vereinfachen. In diesem Tutorial zeigen wir dir die Grundfunktionen für die Freizeitanmeldung mit ChurchTools und die anschließende Kommunikation mit den Teilnehmern. **Tipp** Du kannst noch viele weitere Funktionen von ChurchTools nutzen, um die Planung deiner Gemeindefreizeit auf ein neues Level zu heben: - Kalender: ***Termin*** für deine Gemeindefreizeit eintragen, direkt ***zugehöriges Event erstellen*** und benötigte ***Ressourcen buchen*** - Events: Einzelne ***Sessions planen*** und ***Dienste*** dafür besetzen - Beiträge: ***Werbung für deine Freizeit*** in der Gemeinde machen - Finanzen: Zahlungseingang für ***Teilnahmebeiträge prüfen*** - Check-in: ***Check-in-Codes für Anreise oder Zimmerbelegung*** nutzen - Wiki: Wichtige Dokumente wie z. B. einen ***Lageplan mit allen Teilnehmern teilen*** - Report: ***Auswerten***, wie viele Erwachsene und Kinder teilgenommen haben, welche und wie viele Ressourcen benötigt wurden... - App: ***Alle Informationen für die Teilnehmer an einem Ort*** - Deine Teilnehmer können z. B. nachschauen, wer noch alles mit dabei ist, den Chat zur Kommunikation nutzen und den Ablaufplan sehen, um immer zu wissen, was wann wo stattfindet. ## 1. Gruppe erstellen Als erstes benötigst du eine neue *Gruppe*, zu welcher die Teilnehmer nach der Anmeldung hinzugefügt werden sollen. Für diese Gruppe musst du die *Anmeldung aktivieren*. Schau die den Artikel [Wie erstelle ich eine neue Gruppe?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen-meine-gruppe/wie-erstelle-ich-eine-neue-gruppe/) an, um zu lernen, wie du eine *neue Gruppe* erstellst. Für eine Gemeindefreizeit sind folgende Einstellungen in deiner Gruppe sinnvoll: ### Gruppenstatus Um die Anmeldegruppe in Ruhe vorbereiten und die Anmeldung für deine Freizeit zum richtigen Zeitpunkt aktivieren zu können, solltest du den Status der Gruppe auf *Entwurf* stellen. Wenn du mit allen Einstellungen fertig bist und die Anmeldung für alle Personen in deiner Gemeinde freigeben möchtest, änderst du den Gruppenstatus auf *Aktiv*. ![Screenshot Gruppenstatus Entwurf einstellen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-162.png) ### Sichtbarkeit Damit die Anmeldung für alle Personen funktioniert, auch wenn sie noch nicht in deiner ChurchTools Personendatenbank erfasst sind, musst du die Sichtbarkeit auf *Öffentlich* stellen. Sobald die Anmeldung abgschlossen ist, kannst du die Sichtbarkeit auf *Intern* stellen, damit nur noch angemeldete Personen die Gruppe sehen können. ![Screenshot Gruppensichtbarkeit Öffentlich einstellen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-159.png) ### Anmeldung Da du die Gruppe für die Anmeldung zu deiner Freizeit nutzen möchtest, musst du die *Anmeldung öffnen*. Die Anmeldung erhält dann den Planungsstatus und wird erst richtig aktiviert, wenn du den Status der Gruppe auf *Aktiv* setzt. ![Screenshot Gruppenanmeldung aufrufen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-160.png) ![Screenshot Gruppenanmeldung öffnen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-156.png) ### Infos Du kannst die weiteren *Gruppeninfofelder* nutzen, um alles Wichtige zu hinterlegen, was die Menschen in deiner Gemeinde brauchen, wenn sie sich für die Freizeit anmelden möchten. Besonders ein ansprechendes *Bild*, z. B. von deiner letzten Freizeit und eine *Beschreibung*, die alle Informationen über Ort, Preis, Zeitraum etc. enthält, sind sehr hilfreich. ![Screenshot Gruppeninfos aufrufen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-158.png) Du kannst auch ein *Abschlussdatum* hinzufügen, was bewirkt, dass der Status der Gruppe automatisch auf *Beendet* gesetzt wird, sobald das Datum erreicht und deine Freizeit vorbei ist. ## 2. Anmeldung konfigurieren Nachdem du die allgemeinen Einstellungen vorgenommen und alle wichtigen Informationen hinterlegt hast, solltest du die Anmeldung im Detail konfigurieren. ### Plätze beschränken Häufig ist es der Fall, dass nur eine bestimmte Anzahl Personen zur Freizeit mitfahren können, z. B. weil die Bettenanzahl an deinem Veranstaltungsort begrenzt ist. Du kannst deshalb festlegen, wie viele Personen sich zur Freizeit anmelden können. Mit der Option *Gezählte Rollen* kannst du festlegen, ob alle Personen in der Gruppe gezählt werden sollen oder ob Personen mit bestimmten Rollen von der Zählung ausgenommen sind. So kannst du z. B. *Organisatoren* der Gruppe hinzufügen, die bei der Planung der Freizeit helfen und deshalb Zugriff auf die Gruppe haben müssen, die aber selbst nicht mit auf die Freizeit fahren und entsprechend auch keine Plätze belegen sollen. ![Screenshot Gruppeneinstellungen für Mitglieder aufrufen und die Plätze anpassen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-164.png) ### Beitritt zur Gruppe Du kannst festlegen, ob ein Teilnehmer, der sich zur Freizeit angemeldet hat, direkt aktiv der Gruppe beitreten kann oder ob der Leiter der Gruppe jeden Teilnehmer noch manuell freigeben muss. Unsere Empfehlung ist es, die *Sofortige Mitgliedschaft* zu nutzen, um den Aufwand für den Gruppenleiter zu minimieren. Es bietet sich an, als Standardrolle die *Rolle Teilnehmer* für alle Personen, die sich anmelden, zu nutzen und die Rolle einzelner Personen, die eine andere Rolle haben sollen, manuell nach der Anmeldung abzuändern. Alternativ kannst du diese Personen mit der gewünschten Rolle natürlich auch manuell der Gruppe hinzufügen. ![Screenshot Gruppeneinstellungen für Anmeldung aufrufen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-161.png) ### Anmeldung neuer Personen Um sicherzustellen, dass Personen, die noch nicht in deiner ChurchTools Datenbank angelegt sind, schnell und einfach der Gruppe hinzugefügt werden, aktivierst du am besten die Option *Neue Person erstellen*. Weiteres zu dieser Funktion erfährst du [hier](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/einstellungen-gruppen/37-wie-treffe-ich-einstellungen-fur-die-anmeldung-zu-meiner-gruppe/#3-toc-title) ### Anmeldung weiterer Personen Mit dieser Funktion kannst du einstellen, ob ein Teilnehmer weitere Personen, z. B. Familienmitglieder, zur Freizeit mit anmelden darf oder ob sich jede Person eigenständig anmelden muss. Wir haben diese Funktion im Artikel [Wie treffe ich Einstellungen für die Anmeldung zu meiner Gruppe?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/einstellungen-gruppen/37-wie-treffe-ich-einstellungen-fur-die-anmeldung-zu-meiner-gruppe/#4-toc-title) genauer erklärt. ### Warteliste Hier stellst du ein, ob es eine *Warteliste* geben soll. Diese wird genutzt, wenn deine vorher festgelegten Gruppenplätze belegt sind. Sollten bereits bestätigte Teilnehmer wieder absagen, rutschen entsprechend Personen von der Warteliste nach, bis die maximale Anzahl wieder erreicht ist. Auch diese Funktion haben wir dir im Artikel [Wie treffe ich Einstellungen für die Anmeldung zu meiner Gruppe?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/einstellungen-gruppen/37-wie-treffe-ich-einstellungen-fur-die-anmeldung-zu-meiner-gruppe/#6-toc-title) im Detail erklärt. ### Anmeldeformular Mit dem *Anmeldeformular* legst du fest, welche Informationen die Teilnehmer für ihre Anmeldung angeben müssen. Du kannst dabei alle bereits angelegten *Personen- und Gruppenmitgliedsfelder* nutzen. Das bedeutet sowohl standardmäßig angelegte Felder wie *Name* und *E-Mail* als auch eigene Felder, welche für deine Freizeit wichtig sind, wie z. B. *Allergien, Unverträglichkeiten, gewünschte Zimmergenossen* und alles, was sonst noch für deine Freizeit relevant ist. Weitere Details zum *Anmeldeformular* findest du ebenfalls im Artikel [Wie treffe ich Einstellungen für die Anmeldung zu meiner Gruppe?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/einstellungen-gruppen/37-wie-treffe-ich-einstellungen-fur-die-anmeldung-zu-meiner-gruppe/#6-toc-title) Du kannst deine eigenen Felder entweder als *Personeninfos (Stammdaten des Moduls Personen)* oder als [Gruppenmitgliedsfelder](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/gruppen-meine-gruppe/wie-erstelle-bearbeite-ich-gruppenmitgliedsfelder/) hinzufügen. ## 3. Öffentliche Seite konfigurieren Damit sich die Menschen für die Freizeit anmelden können, musst du das Anmeldeformular veröffentlichen. Dazu kannst du den Link zum Formular verteilen oder noch besser, das Anmeldeformular auf der Website deiner Gemeinde einbinden. So können sich die Teilnehmer direkt auf eurer Website anmelden und die Daten werden automatisch in deiner Gruppe in ChurchTools gespeichert. Wie du die öffentliche Seite deiner Gruppe anpassen kannst, erfährst du im Artikel [Wie passe ich die öffentliche Gruppenseite meiner Untergruppe an?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/einstellungen-gruppen/37-wie-passe-ich-die-offentliche-seite-meiner-gruppe-an/) ![Screenshot Gruppeneinstellungen für die öffentliche Gruppenseite aufrufen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-157.png) **Hinweis** Eine weitere Möglichkeit, deine Gruppe öffentlich sichtbar zu machen, wäre die Nutzung der *Gruppenhomepage* einer Obergruppe, die ebenfalls auf eurer Gemeindewebsite eingebettet oder deren Link geteilt werden kann. Auf dieser *Gruppenhomepage* werden alle Gruppen, die derselben Obergruppe zugeordnet sind, gemeinsam dargestellt und sind sogar filterbar. Das schafft Übersicht. Der Leiter der Obergruppe kann die Anzeige der Gruppenhomepage über die Einstellungen der Gruppe anpassen. Wie das geht, erklären wir [hier](https://staging.churchtools.academy/help/churchtools-module/einstellungen-gruppen/37-wie-passe-ich-die-gruppenhomepage-meiner-gruppe-an/). ## 4. Kommunikation mit Teilnehmern Zu guter Letzt zeigen wir dir noch kurz, welche (automatisierten) Kommunikationswege du nutzen kannst, um deine Teilnehmer zu kontaktieren, nachdem sie sich für die Freizeit angemeldet haben. ### E-Mail Du kannst z. B. mit Routinen arbeiten, um an jeden neu angemeldeten Teilnehmer aus deinem ChurchTools heraus automatisch eine vordefinierte E-Mail zu versenden, welche dem Teilnehmer seine ***Anmeldung bestätigt***, weitere ***wichtige Informationen*** mitteilt und ihn z. B. darüber informiert, bis wann er den ***Teilnahmebeitrag*** auf welches Konto überweisen soll. Wir erklären dir im Artikel [Routinen verstehen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/routinen/routinen-verstehen/) die *Routinen* im Detail. ### Chat Wenn du den Chat für deine Gruppe aktivierst, kannst du es z. B. den Gruppenleitern und Organisatoren erleichtern, sich zu organisieren und miteinander zu kommunizieren, ohne dass für jede kleine Nachricht eine E-Mail geschickt oder ein neuer Gruppenchat in einem externen Messenger-Dienst erstellt werden muss. Damit später nicht auch alle Teilnehmer den Gruppenchat sehen können, solltest du hier die Chatteilnahme auf die Rollen *Leiter*, *Organisator* und *Mitarbeiter* beschränken. ![Screenshot Gruppeneinstellungen für den Chat aufrufen und die Beteiligung anpassen](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/05/image-163.png) Deine Teilnehmer können später, wenn sie den Chat nutzen möchten, statt dem großen Gruppenchat mit allen beteiligten Personen, bestimmte Teilnehmer direkt anschreiben oder eigene, kleine Chaträume mit mehreren anderen Teilnehmern erstellen. Wenn du Informationen mit allen Teilnehmern per Chat teilen möchtest, kannst du den Teilnehmern zu einem späteren Zeitpunkt den Beitritt zum Chat erlauben, ihnen aber nur den *Lesezugriff* gestatten. So können sie deine Nachrichten lesen, sind informiert und können mit Emojis darauf reagieren, ohne dass sie eigene Nachrichten im Chat versenden können. So vermeidest du, dass der Gruppenchat mit zu vielen, eventuell irrelevanten Nachrichten gefüllt wird. Wie das genau geht, erfährst du in unserer Anleitung zum [Verwalten des Gruppen-Chats](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/kommunikation-gruppen/37-wie-verwalte-ich-den-chat-fur-meine-gruppe/). **Hinweis** Grundsätzlich muss für euer ChurchTools von einem Admin in den System-Einstellungen der Chat für Gruppen aktiviert sein. Sollte das bei euch nicht der Fall sein, setz dich mit eurem Admin in Verbindung und lass den Chat für Gruppen aktivieren. ### Beiträge Für große Gruppen eignen sich Beiträge eventuell besser als der Chat zur direkten Kommunikation. Sie ermöglichen es deiner Gruppe, sich jederzeit und von überall themenspezifisch auszutauschen. Neben dem Lesen oder Anschauen von Beiträgen können die Gruppenmitglieder auf unterschiedliche Beiträge bezogen miteinander interagieren. Mehr Informationen zu den Beiträgen findest du im Artikel [Überblick Beiträge](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/beitraege/49-main/). ## 5. Gruppe aktivieren Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast und die Anmeldung zur Freizeit über deine Website starten kann, ist es Zeit, die Gruppe zu *aktivieren*.