--- title: Überblick Events description: "Ein Event ist im Grunde ein erweiterter Termineintrag. Es werden dazu nicht nur Uhrzeit und Ort als Informationen hinterlegt, sondern Mitarbeitereinteilungen, Dienstplanung usw. ## Tutorial - Modul Events einrichten ## Übersicht über das Modul [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2025-02-21-at-17.54.00-1024x334.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2025-02-21-at-17.54.00.png) ## Dienstplan Bevor man sein…" url: "https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events/0-events/" updated: "2026-08-24" category: Events tags: - Inhalt veraltet --- # Überblick Events Ein Event ist im Grunde ein erweiterter Termineintrag. Es werden dazu nicht nur Uhrzeit und Ort als Informationen hinterlegt, sondern Mitarbeitereinteilungen, Dienstplanung usw. ## Tutorial - Modul Events einrichten ## Übersicht über das Modul [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2025-02-21-at-17.54.00-1024x334.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2025-02-21-at-17.54.00.png) ## Dienstplan Bevor man sein erstes Event anlegt, sollte man zunächst über die Stammdaten oben rechts **[Dienstkategorien und Dienste](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/verwalten-events/dienste-und-dienstkategorien/)**hinterlegen und einstellen. - Die **Dienstkategorien** werden im Dienstplan in Spalten angezeigt (z. B. Musik). Diese [Dienstkategorien](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/verwalten-events/40-wie-lege-ich-eine-dienstkategorie-an/) legt man in den Stammdaten oben rechts an. - Die **Dienste** sind konkrete Aufgaben innerhalb dieser Dienstgruppe (z. B. die verschiedenen Instrumente). Einzelne [Dienste](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/verwalten-events/40-wie-lege-ich-einen-dienst-an/) können ebenfalls in den Stammdaten hinterlegt werden. ### **Event erstellen** Nun erfolgt das **[Anlegen eines Events](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/0-event/)** (links oben auf "Neues Event anlegen"). Es gibt hier zwei Optionen: 1. **Man erstellt das Event im Kalendermodul**. Sobald ein Termin im Kalender erstellt wird und zusätzlich *eine Eventvorlage aktiviert* ist, erscheint der Kalendereintrag ebenfalls unter den Events. - Vorteil: Man kann hier sofort Ressourcen dazu wählen - welcher Raum benötigt wird, welche technischen Geräte etc. - Nachteil: Der Mitarbeiterbedarf kann hier nur per Vorlage ausgewählt werden. Wenn man eine solide Vorlage erstellt hat, ist das kein Problem.  2. **Man erstellt das Event direkt im Modul Events**. Das Event wird dann ebenfalls in den Kalender übernommen. - Vorteil: Man kann einen exakten Bedarf an Mitarbeitern für dieses Event eintragen, nicht nur eine Vorgabe nutzen. Man kann mehrere **Verantwortliche** eintragen, die das Event im Blick behalten sollen. - Nachteil: Hier lassen sich keine Ressourcen für das Event mit buchen. Beim Anlegen des Events legt man natürlich die Standardinfos an: Uhrzeit, Ort, Dauer, Wiederholung usw. fest. - Ist das Event erstellt, kann man**die Events jetzt mit Leben füllen: [Mitarbeiter einteilen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-besetze-ich-dienste-fur-mein-event/), [Ablaufpläne hinzufügen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-bearbeite-ich-einen-ablaufplan/)usw.** **Tipp** Unser Tipp an dieser Stelle ist, **mit Eventvorlagen zu arbeiten**: Die meisten Gottesdienst und Events haben einen ähnlichen Grundbedarf an Mitarbeitern. Diesen sollte man vorher festlegen, damit man nicht für jeden Gottesdienst jeden einzelnen Dienst per Hand eintragen muss. Diese Vorlage wird dann für alle Gottesdienste angewendet, kann dann aber natürlich noch für jeden einzelnen Gottesdienst angepasst werden. ## Abwesenheiten Für die Dienstplanung ist es äußerst hilfreich, wenn jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten eingetragen hat.  Jeder kann für sich selbst eintragen, wann Sie z. B. im Urlaub sind. Mit bestimmten Rechten ist es auch möglich, für andere Mitarbeiter Abwesenheiten einzutragen, über die man z. B. mündlich informiert wurde. Die Vorteile dabei sind: 1. **Bei der automatischen Einteilung** von Personen (per Zauberstab) werden abwesende Personen nicht eingeplant. 2. **Bei der manuellen Einteilung:** wenn ein Leiter eine abwesende Person per Hand eintragen möchte, bekommt er einen Hinweis und eine Warnnachricht. Abwesenheiten können sowohl im Event-Modul als auch im Kalender angezeigt werden. Eine ausführlichere Erklärungen gibt es [hier](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/mitarbeiter/abwesenheit/). ## Fakten Die [Fakten](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/verwalten-events/40-wie-lege-ich-fakten-an/) geben die Möglichkeit, Zahlen für verschiedene Events zu hinterlegen.  Viele Gemeinden hinterlegen hier Gottesdienstbesucher (Erwachsene, Kinder), Kollekte,  Erstbesucher usw. In Events > Stammdaten > Fakten können die Kategorien hinterlegt werden, welche Informationen dokumentiert werden sollen: [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/Fakten1.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/Fakten1.png) Unter *Fakten* können die Zahlen zu den Kategorien dann eingetragen werden: [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2025-02-21-at-17.55.52.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2025-02-21-at-17.55.52.png) Links im Menü gibt es die Möglichkeit,  Fakten zu exportieren oder als Bericht anzuzeigen.  ## Ablaufpläne Um eine Veranstaltung wie einen Gottesdienst zu managen, ist es wichtig, dass die beteiligten Personen den Ablauf kennen. Auch hierfür bietet ChurchTools optimale Unterstützung. Wie du Ablaufpläne einrichtest, kannst du auf unserer Hilfeseite [Wie bearbeite ich einen Ablaufplan?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-bearbeite-ich-einen-ablaufplan/) nachlesen. Für die Ablaufpläne gibt es eine [Live-Agenda](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-durchfuehren/wie-nutze-ich-die-live-agenda/), in der der Ablaufplan während der Veranstaltung live  von mehreren Geräten gleichzeitig verfolgt werden kann. ## Songs In einem Ablaufplan können zu den einzelnen Positionen Personen aus den eingebundenen Diensten hinzugefügt werden und natürlich auch Songs eingeplant werden, die gesungen werden sollen. In unserer Hilfe zu den [Songs](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/songs/songs/) gibt es mehr Infos, wie man Dateien an ein Lied anhängen kann und sogar für einen Export zu Songbeamer u. a. einrichtet. Da viele von euch CCLI nutzen und daher regelmäßig die gesungenen Lieder an CCLI melden, haben wir euch das [CCLI Auto-Reporting](https://staging.churchtools.academy/de/help/system-einstellungen/ccli-songselect/0-ccli-auto-reporting/) eingebaut. ## Einstellungen [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/Events-Einstellungen-1024x531.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/Events-Einstellungen.png) ### E-Mails aktivieren: Erinnerungen für Dienste und "Neuigkeiten in Dienst" Jeder Mitarbeiter oder Leiter eines Events kann seine automatischen E-Mail-Erinnerungen hier selbst aktivieren/deaktivieren. Hier gibt es folgenden Möglichkeiten: **Erinnere mich an meine zugesagten Dienste per E-Mail** Möchte ich regelmäßig **über meine eigenen Dienste** informiert werden oder nicht? **Hinweis** Diese E-Mail wird bei Aktivierung nur dann versendet, wenn in den Stammdaten für den entsprechenden Dienst *Sende Diensterinnerung per E-Mail* aktiviert ist. **Informiere mich wöchentlich über offene Dienste in meinen Gruppen** Ein Mitarbeiter/Leiter, der Dienste einteilt, möchte evtl. informiert werden, wenn ein Dienst nicht besetzt ist oder jemand abgesagt oder getauscht hat. Diese **"Neuigkeiten in Dienst"-E-Mail** kann hier aktiviert werden. ### Einstellungen zur Anzeige In den Einstellungen kann die Anzeige der Dienstübersicht auf die eigenen Vorlieben angepasst werden. (Das geht auch direkt im Dienstplan.) ### Abonnieren Am unteren Ende kann man seinen **Dienstplan per iCal** **abonnieren**und in seinen Persönlichen Kalender (z. B. Google-Kalender) einbinden. So erhält man einen einfach Überblick und kann sich direkt an anstehende Dienste erinnern lassen.