--- title: Wie besetze ich Dienste für mein Event? description: "Mit ChurchTools kannst du Events unterschiedlicher Art ganz individuell planen. Nachdem du die benötigten [Dienste für dein Event angepasst](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-passe-ich-dienste-fur-mein-event-an/) hast, kannst du sie mit passenden Mitarbeitern besetzen. Dabei entscheidest du, ob du sie manuell oder automatisch besetzt. Wie du die…" url: "https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-besetze-ich-dienste-fur-mein-event/" updated: "2026-06-11" category: Events / Events planen --- # Wie besetze ich Dienste für mein Event? Mit ChurchTools kannst du Events unterschiedlicher Art ganz individuell planen. Nachdem du die benötigten [Dienste für dein Event angepasst](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-passe-ich-dienste-fur-mein-event-an/) hast, kannst du sie mit passenden Mitarbeitern besetzen. Dabei entscheidest du, ob du sie manuell oder automatisch besetzt. Wie du die Dienste deines Events besetzt, erfährst du in diesem Artikel.   **Tipp** Ob manuell oder automatisch, es ist auf jeden Fall von Vorteil, wenn du vorab die zu besetzenden Dienste mit passenden Dienstgruppen aus dem *Gruppenmodul* verknüpft hast. In unserem Artikel zum [Anlegen von Diensten](https://staging.churchtools.academy/help/churchtools-module/verwalten-events/40-wie-lege-ich-einen-dienst-an/) erklären wir dir, wie das geht. ## Einzelne Dienste manuell besetzen ### 1. Dienst aufrufen Du rufst dein *Event* (2) im Modul *Events* (1) auf und klickst auf das *rote Fragezeichen* (3) hinter dem Dienst, den du besetzen möchtest. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-23.png) ### 2. Person auswählen Ist keine Gruppe aus dem *Gruppenmodul* mit dem ausgewählten Dienst verknüpft, wird dir ein *Freitextfeld* (1) angeboten. Ab zwei eingegebenen Zeichen werden dir Personen aus deiner *Personendatenbank* vorgeschlagen. Wählst du eine der vorgeschlagenen Personen aus und ist für sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erhält sie auch die automatischen E-Mails.   **Achtung!** Trägst du über den Freitext z. B. einen Gastprediger ein, der nicht in eurer *Personendatenbank* hinterlegt ist, können an ihn natürlich auch keine automatischen E-Mails verschickt werden. Du musst ihn also anderweitig informieren. Hast du eine oder mehrere Gruppen aus dem *Gruppenmodul* mit dem ausgewählten Dienst verknüpft, wählst du hier die *Person aus der Liste* (1) aus, die du einteilen möchtest. Möchtest du eine Person auswählen, die nicht Mitglied der verknüpften Dienstgruppe ist, gibt es ganz unten in der Liste die Auswahl *...andere Person hinzufügen*. Diese Auswahl steht dir zur Verfügung, solange es noch einen unbesetzten Dienst für diese Dienstkategorie gibt. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-19.png) Damit du weißt, ob die Person verfügbar und wie sie ausgelastet ist, werden dir rechts im grauen Kasten übersichtlich *Infos zur Person (2)* angezeigt. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-17.png) **Hinweis** Ist ein Name in der Liste in Klammern angegeben, ist er für den Dienst zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar. Das kann unterschiedliche Gründe haben: - Der Mitarbeiter wurde zeitgleich bereits für einen anderen Dienst vorgeschlagen oder hat bereits für einen anderen Dienst zugesagt. - Er hat bereits eine zu hohe Auslastung erreicht. - Er hat sich als abwesend z. B. wegen Krankheit oder Urlaub eingetragen. In diesem Fall wird bei den Infos zur Person in rot der Abwesenheitszeitraum angezeigt. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-18.png) ## Alle Dienste für eine Dienstkategorie automatisch besetzen Voraussetzung für das automatische Besetzen ist die Verknüpfung der Dienste mit Dienstgruppen aus dem *Gruppenmodul*. In unserem Artikel zum [Anlegen von Diensten](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/verwalten-events/40-wie-lege-ich-einen-dienst-an/) erklären wir dir, wie das geht. ### 1. Dienste der Kategorie besetzen Sind die Verknüpfungen hinterlegt, rufst du dein *Event* (2) im Modul *Events* (1) auf und klickst auf das *Stabsymbol* (3) in einer Dienstkategorie, für die du alle Dienste automatisch besetzen lassen möchtest. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-22.png) ### 2. Personenauswahl prüfen ChurchTools schlägt dir eine Einteilung für alle Dienste der Kategorie vor. Dabei werden anderweitige Einteilungen oder Anfragen, Abwesenheiten, Auslastung und persönliche Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt. Hast du mit einem Dienst mehrere Gruppen verknüpft oder Tags hinterlegt, werden dir diese Filtermöglichkeiten hier angeboten. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-21.png) Du kannst die vorgeschlagene Auswahl hier *prüfen und abändern*. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-20.png) ## Vorschlagen oder Zusagen Bei beiden Wegen klickst du abschließend auf *Vorschlagen* oder *Zusagen*. ![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/image-16.png) Schlägst du die Person vor, erhält sie per E-Mail, auf der Startseite oder über die App eine Anfrage, die sie annehmen oder ablehnen kann. Voraussetzung dafür ist, dass die Anfrage in den *Stammdaten* für den Dienst aktiviert wurde. Hat die Person den Dienst vorab bereits zugesagt, kannst du hier direkt für sie zusagen. Die Person bekommt in diesem Fall keine Anfrage mehr. Es wird aber ein paar Tage vor der Veranstaltung eine Diensterinnerung gesendet, wenn sie das für sich in *Events* unter *Einstellungen* so eingestellt hat. ## Einzelnen Dienst bei mehreren Events besetzen Du kannst auch mehrere Events auswählen und gleichzeitig einzelne Dienste darin besetzen. So kannst du z. B. den Prediger für die nächsten Gottesdienste bei allen gewünschten Gottesdiensten auf einmal eintragen. ### 1. Events auswählen Als erstes wählst du alle Events aus, für die du einen Dienst besetzen möchtest. [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/Events_Mehrere-Events-auswaehlen.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/Events_Mehrere-Events-auswaehlen.png) ### 2. Aktion ausführen Als nächstes wählst du links im Menü unter *Sammelaktionen* (1) *Dienst besetzen* (2) aus. [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2026-02-02-at-16.36.48.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2026-02-02-at-16.36.48.png) ### 3. Dienst auswählen Anschließend wählst du den Dienst aus, den du besetzen möchtest. [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2026-02-02-at-16.38.19.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2026-02-02-at-16.38.19.png) ### 4. Dienst besetzen Nun kannst du den gewählten Dienst mit einer *Person* (2) besetzen und außerdem auswählen wie ChurchTools mit dem *Dienst verfahren* (3) soll, wenn dieser bei einem der gewählten Events bereits besetzt sein sollte. Solltest du vorher den falschen *Dienst* (1)ausgewählt haben, kannst du diesen hier auch nochmal ändern und zusätzlich festlegen, ob die ausgewählten Events nach der Dienstbesetzung *markiert* (4) bleiben sollen oder nicht. Mit dem Klick auf *Ausführen* (5) wird der gewählte Dienst bei allen vorher ausgewählten Events besetzt. [![](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2026-02-02-at-16.39.52.png)](https://staging.churchtools.academy/wp-content/uploads/2024/07/CleanShot-2026-02-02-at-16.39.52.png) #### Artikel zum Weiterlesen - [Personen anfragen](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/0-personen-anfragen/) - [Wie passe ich Dienste für mein Event an?](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/40-wie-passe-ich-dienste-fur-mein-event-an/) - [Auslastung von Mitarbeitern](https://staging.churchtools.academy/de/help/churchtools-module/events-planen/0-auslastung-von-mitarbeitern/)